Як розподіляти відповідальність між менеджером та HR?? Стаття на People First Media

Від найму до звільнення: як розподіляти ролі між менеджером та HR?

30 травня 2024 • 10 хв без поспіху
Авторка: Юля Кудіна • Редакторка: Вероніка Ляшенко • Дизайнерка: Марія Суєтіна
Розуміння ролей менеджера і HR у життєвому циклі працівників компанії є критичним для забезпечення ефективної діяльності бізнесу.

Однак через те, що обидві посади націлені на ефективне управління командою та забезпечення її оптимальної продуктивності, насправді вони часто перетинаються.

У цій статті HR і бізнес-консультантка Юля Кудіна пояснює, які негативні наслідки бувають в такого перетинну та як цього уникнути у вашій команді.

Чому обов’язки HR та менеджера часто перетинаються?

Розглянемо кілька конкретних причин, чому так складається:

1. Спільна мета

Як HR, так і менеджери мають спільну мету — забезпечити, щоб співробітники були мотивовані, продуктивні та задоволені своєю роботою. Для досягнення цієї мети потрібна тісна співпраця між ними.

2. Різні, але взаємодоповнюючі функції

HR відповідає за розробку політик, процедур і систем, які забезпечують ефективне управління людським капіталом, тоді як менеджери застосовують ці політики на практиці у своїх командах. Наприклад, HR розробляє систему оцінки ефективності, а менеджер використовує цю систему для оцінки роботи своєї команди.

3. Забезпечення відповідності цілям компанії

HR і менеджери разом працюють над тим, щоб людський капітал відповідав стратегічним цілям компанії. HR забезпечує це на рівні політик і процесів, а менеджери реалізують їх у своїх командах для досягнення конкретних бізнес-цілей.
Загалом, ролі HR і менеджера часто перетинаються через необхідність забезпечення цілісного підходу до управління командою.
Враховуючи все це, виникає питання — а як взагалі у такій співпраці щось може піти не так? Допускаємо, що справа може бути в відсутності чітко прописаної відповідальності для обох ролей, а також не завжди ясного розуміння HR функції.

Які наслідки має змішання ролей HR та менеджера?

Коли межі між обов’язками HR і менеджерів нечіткі, це може призвести до плутанини, конфліктів, зниження якості управління та мотивації співробітників. Вони не розумітимуть, до кого звертатися з певними питаннями чи проблемами.
Також існує ризик, що деякі важливі завдання залишаться невиконаними або виконуватимуться недостатньо. Наприклад, HR може не мати достатньо часу для стратегічного планування через те, що займається задачами, які мали б робити менеджери, і навпаки.
Ще один можливий негативний наслідок: конфлікти між HR і менеджерами, коли обидві сторони намагаються виконувати одні й ті самі завдання або перекладають відповідальність один на одного.

Як правильно розподілити ролі між менеджером та HR?

То як правильно розподіляти відповідальність? Розглянемо на прикладі основних етапів життєвого циклу співробітника і ролей, які відіграють HR та менеджери на кожному з них.
Дисклеймер: у прикладі ми наводимо лише деякі можливі варіанти посад серед HR професій. Можливо й таке, що в одній компанії це все робить лише HR, а в іншій частину таких задач виконують People Partner, сорсери тощо.
Читайте та зберігайте собі пам’ятку, щоб перевіряти власні процеси:

1. Залучення та найм

HR Generalist/Recruiter
  • Розробляє та розміщує вакансії
  • Проводить первинний відбір резюме
  • Організовує та проводить перші етапи співбесід
  • Координує процес найму
Менеджер
  • Визначає потреби в новому співробітнику
  • Надає інформацію про необхідні навички та кваліфікації
  • Бере участь у відповідних етапах співбесід
  • Приймає рішення про найм чи продовження пошуку

2. Онбординг та адаптація

HR
  • Організовує процес онбордингу
  • Забезпечує необхідними документами та інформацією
  • Відповідає на запитання нового співробітника
Менеджер
  • Інтегрує нового співробітника в команду
  • Встановлює очікування та цілі
  • Надає першочергові завдання та проекти

3. Навчання та розвиток

HR/L&D Manager
  • Визначає потреби у навчанні разом із менеджерами
  • Організовує тренінги та навчальні програми
  • Координує процес розвитку кар'єри
  • Проводить оцінку ефективності навчання
Менеджер
  • Надає зворотний зв'язок про потреби у навчанні
  • Підтримує співробітників у процесі навчання
  • Оцінює ефективність навчання з точки зору продуктивності роботи
  • Відстежує прогрес в розвитку навичок

4. Управління ефективністю

HR
  • Розробляє системи оцінки ефективності
  • Проводить навчання для менеджерів з оцінки ефективності
  • Координує процес збору оцінок та аналізу результатів
Менеджер
  • Встановлює індивідуальні цілі для співробітників
  • Проводить регулярні зустрічі з відгуками
  • Оцінює ефективність роботи та надає зворотний зв’язок
  • Розроблює плани розвитку разом з членами команди

5. Управління компенсацією

HR/Comp&Ben Manager
  • Розробляє політики щодо винагород і бонусів
  • Забезпечує справедливість та конкурентоспроможність компенсаційного пакета
  • Проводить опитування щодо залученості співробітників
Менеджер
  • Визначає індивідуальні винагороди на основі досягнень
  • Мотивує співробітників через визнання та підтримку
  • Впроваджує програми мотивації в рамках своєї команди

6. Звільнення та вихід із компанії

HR
  • Координує процес звільнення
  • Проводить вихідні інтерв'ю
  • Оформлює необхідні документи
Менеджер
  • Проводить прощальні зустрічі
  • Вирішує питання передачі обов’язків
  • Надає рекомендації
І це лише частина етапів життєвого циклу співробітника, над якими важливо працювати спільно, при цьому не заходячи у функції одне одного. Детально розподіл обов’язків на всіх етапах ми розглянемо на курсі «Employee Lifecycle Mastery».

А що робити, якщо небажаний перетин обов’язків вже відбувся?

Розмежування обов’язків HR і менеджерів вимагає систематичного підходу та активної участі всіх зацікавлених сторін. Важливо вжити таких кроків:
  1. Визначити проблемні області.
  2. Чітко окреслити ролі та обов’язки.
  3. Забезпечити ефективну комунікацію з регулярним фідбеком від усіх учасників процесу.
Це дозволить налагодити ефективну роботу команди та уникнути небажаного перетину обов’язків у майбутньому.
Загалом такі проблеми вирішуються регулярною едукацією HR та менеджерів, чим ми й займаємось в цій статті :-)

Підсумки

Отже, основна відмінність в ролях HR та менеджера полягає в тому, що:
HR
Відповідає за розробку та впровадження систем та політик, а також за адміністративні аспекти
Менеджер
Зосереджується на практичному управлінні роботою та розвитку своєї команди, користуючись системами та політиками, що розробив HR
Цінно, коли HR та менеджер чітко домовились між собою, де й як розподіляються обовʼязки між ними. А ще краще, коли між цими ролями є бажання та бачення спільних цілей та тісної співпраці. Адже результатом для обидвох з них є ефективна та залучена команда.

Більше про розподіл відповідальності між HR та менеджером на курсі «Employee Lifecycle Mastery» від Юлі Кудіної

Якщо ви хочете будувати ефективні HR-процеси та створювати сильні, довготривалі команди, приєднуйтесь до курсу Employee Lifecycle Mastery. За місяць навчання ви проведете аудит кожного етапу життєвого циклу працівника у своїй компанії: від залучення до офбордингу.
Старт — 1.07.2024. Приєднуйтесь :)
Курс Employee Lifecycle Mastery у People First Club

Рекомендуємо почитати ще

Свіжі та практичні статті
у вас на пошті :-)

Щотижнева порція користі для HR,
рекрутерів, сорсерів, менеджерів і керівників