Як підвищити продуктивність? І не втратити при цьому себе

30 травня 2024 • 8 хв без поспіху
Авторки: Оксана Смілка, Аня Головченко • Редакторка: Вероніка Ляшенко • Дизайнерка: Марія Суєтіна

Продуктивність можна міряти різними способами. Перше, з чого варто почати, це чітке встановлення і відстеження цілей. Краще одразу планувати цілі як на короткий, так і на довгий період часу: це дозволить залишатися зосередженим та ефективно керувати своїм фокусом уваги протягом дня, тижня, місяця та року.

Також варто регулярно переглядати свої цілі, щоб переконатися, що вони актуальні й адаптовані до вашої сьогоднішньої ситуації.

Після того, як цілі встановлені та ви працюєте з ними деякий час, корисно щомісяця проводити самоаналіз, щоб виявити, що було зроблено добре, а що можна покращити. Це включає в себе аналіз управління власним ресурсом, командами, критичними проектами.

Постановка чітких цілей та вчасна рефлексія після їх виконання дозволить розуміти ваш реальний вплив на особисте життя, команду та проекти, і, як наслідок, свідомо ним керувати.

Все більше людей відмовляються від стратегії встигати «краще, вище, більше» щохвилини. Адже вона не враховує індивідуальні піки продуктивності, а тому не є надто ефективною.

Щоб визначити свій пік продуктивності протягом дня, спробуйте метод «Фото дня». Кожні 15 хвилин записуйте, чим займаєтесь, та позначайте ці пункти різними кольорами залежно від важливості і корисності задачі та рівня енергії, який відчуваєте в цей момент.

Завдяки цьому ви зрозумієте, в який час дня краще ставити телефон на безшумний режим та робити щось дійсно важливе.

Прислухайтеся до свого внутрішнього стану — це ключ до продуктивності. Без внутрішнього наповнення, достатнього рівня енергії та сил — складно реалізувати задумане. Тому старайтеся давати собі те, чого потребує ваш організм і робіть те, що в цьому стані вам вдається найкраще.

Продуктивність не є сталою константою. Не варто розчаровуватись, якщо у вас менш успішний день чи тиждень. До того ж на рівень продуктивності впливає багато зовнішніх факторів, які іноді нереально контролювати: від особистих стосунків до погоди та новин.

Замість цього варто повертати свій фокус уваги до часу, який вам належить, до того, на що ви маєте вплив. Наприклад, як ви можете провести свій день.

Уявіть собі робочий день як стаканчик. Якщо спочатку ми почнемо сипати в нього пісок, а наприкінці дня додамо великі кульки, поміститься максимум одна. А якщо ми навпаки почнемо день з того, що ми зробимо дійсно важливі справи (великі кульки), а пісок (операційні задачі) додамо пізніше, ми встигнемо закрити набагато більше пріоритетних напрямків.

Ми віримо, що продуктивність більше схожа на м’язи, ніж на вроджену здібність. Вона може і повинна покращуватися з часом — через усвідомлені зусилля, планування й постійну практику.

А ще через нові знання про те, як керувати фокусом уваги, встановлювати пріоритети та інструменти, які можуть сприяти ефективності.

Розвинути свою продуктивність також допомагають:

• Адаптація і гнучкість. Наша здатність адаптуватися до нових робочих змін в середовищі гарно впливає на стійкість до навантажень.
• Добре збалансований режим дня, що включає в себе достатньо сну й відпочинку, теж може забезпечити високий рівень ефективності.
• Вміння відмовлятись від того, що насправді вам не потрібне.
• Стабільне емоційне здоров’я, яке є фундаментом продуктивності.

Все це позитивно впливає на наше вміння ефективно використовувати кожну хвилину свого дня. Не в тому сенсі, що потрібно працювати нон-стоп, поки не помреш, а в сенсі збалансованого підходу до роботи та ментального благополуччя.

Страх і тривога абсолютно точно знижують рівень нашої енергії, а ще ми часто забуваємо, що війна в країні тисне на нас щодня. Вона вчить нас жити у постійному стані невизначеності, який викликає безсилля й тривогу.

До того ж такий контекст серйозно впливає на нашу нервову систему, бо мозку некомфортно перебувати в стані невизначеності. Йому важливо чітко розуміти, куди ми йдемо, і ця ціль має нести позитивний відтінок.

Вже третій рік повномасштабного вторгнення, а ми досі міряємо себе за мірками мирного життя. Згадуємо, як багато ми встигали, якими продуктивними були. Але ж обставини змінилися, варто пам’ятати про це.

Однак і здаватися страхам теж не варто. У кожного з нас вже бували складні ситуації, де не було розуміння, що буде наступної хвилини, і ми якось з цим справлялися. Поки ми живі, ми здатні впоратися з тривогою та підсилювати віру в себе на противагу страху.

Визнавайте та приймайте, що іноді ваша продуктивність буває низькою. Ми не роботи, а навіть роботи виходять з ладу. Коли людина визнає, що коливання ефективності є нормальним, це допомагає їй уникнути фрустрації, якщо щось пішло не за планом.

Вчіться планувати за своєю енергією. Враховуйте, в який сезон у вас менше сил, в який більше. Вмійте регулювати своє робоче навантаження. Будьте більш гнучкими з планами й більш готовими коригувати свої задачі залежно від стану (коли це можливо), зважаючи на поточні обставини.

Дозволяйте собі більш повільно робити операційну роботу в дні, коли на роботі нічого не «горить».

А ще навчіться просити про допомогу. Ніхто з нас не всесильний, тож пропонуємо відмовлятись від фрази «я сам/сама». Але з обережністю обирайте, в кого просити про допомогу. Щоб стан, в якому ви перебуваєте, не був загострений неекологічним спеціалістом або керівником.

Продуктивність – це мʼяз, а не щось вроджене. Цілі, баланс сфер життя, ментальне та фізичне здоровʼя – все це допомагає вам бути ефективними та задоволеними життям. Проте не забувайте, що це не щось стале.

У кожного з нас є злети та падіння (іноді навіть в рамках одного дня, а деколи й тижня чи місяця), тому керуйте своїм фокусом, дбайте за себе та просіть про допомогу за потреби.