Бронювання в Дії: що врахувати, щоб успішно забронювати працівника

4 липня 2024 • 5 хв без поспіху
Авторка: Любов Бондаренко • Редакторка: Вероніка Ляшенко • Дизайнерка: Марія Суєтіна

Стандартний алгоритм бронювання залучає принаймні чотири сторони:
1. Орган, до якого подається запит на бронювання
2. Міністерство оборони
3. Міністерство економіки
4. ТЦК та СП (Територіальні центри комплектування та соціальної підтримки)

За цим алгоритмом запит на бронювання рухається за послідовним маршрутом, в якому кожна зі сторін має певний час на обробку:

1. Формування Наказу Мінекономіки на бронювання (20 робочих днів), з яких:

• Висновок органу, який ухвалює рішення визнати підприємство критично важливим (5 робочих днів)
• Погодження списків Міноборони (10 робочих днів)
• Наказ про бронювання від Мінекономіки (5 робочих днів)

2. Постановка на спецоблік в ТЦК та СП (від 8 робочих днів), з яких:

• Направлення наказу Міноборони на підприємство та до ТЦК та СП (3 робочі дні)
• Повідомлення підприємством про бронювання працівників ТЦК та СП (5 робочих днів)

3. Власне постановка працівників на спецоблік ТЦК та СП (немає чіткого часу на обробку)

Враховуючи всі обмежуючі чинники, серед яких є і людський фактор, найоптимістичніший прогноз на отримання відстрочки з моменту подання документів на бронювання звичайним шляхом — місяць.

Розробники заявляють, що Дія зможе опрацьовувати оформлення відстрочки протягом одного дня, а точніше — протягом однієї години.

1. Керівник проходить реєстрацію в Дія.Бізнес.
2. Керівник подає список військовозобов'язаних працівників для е-бронювання з імʼям, прізвищем, по-батькові, реєстраційним номер облікової картки платника податків та строком дії відстрочки кожного з них. Це може бути таблиця чи текстовий документ, який треба завантажити в Дію.
3. Дія перевіряє цей список та ідентифікує працівника у Реєстрі військовозобов'язаних. Далі є 2 варіанти:

• Дія переводить працівника на спеціальний військовий облік, після чого він стає офіційно заброньованим на певний строк. Керівник отримує сповіщення про це в особистому кабінеті в Дії.
• Дія відхиляє запит на бронювання. Керівник отримує повідомлення про це в особистому кабінеті в Дії з причиною цього рішення.

Детальніше почитати про алгоритм подачі запиту на бронювання, формування витягу про бронювання та інші деталі процесу можна у Постанові про бронювання.

Процес отримання відстрочки стає простішим для всіх його учасників.

Для роботодавця:

1. Можливість побачити результат бронювання в реальному часі.
2. Зменшення витрат підприємства на роботу з «паперовими» документами на бронювання та постановку на спецоблік ТЦК та СП.

А працівник матиме змогу пересвідчитись, що має відстрочку, коли оновить інформацію у застосунку «Резерв+».

Все це буде автоматично здійснюватися «Дією». «Бігати мають дані, а не люди» — принцип, що пропагують розробники додатку.

«Оберіг» — єдиний державний реєстр призовників, військовозобов'язаних та резервістів, в якому акумулюється вся інформація про них згідно статті 7 «Персональні дані призовника, військовозобов'язаного та резервіста» Закону України «Про Єдиний державний реєстр призовників, військовозобов'язаних та резервістів».

Однак немало посадових осіб та підприємців відкрито говорять про те, що в «Оберезі» якість і повнота даних далека від бажаної. Через це бронювання може не відбутися.

Що варто зробити:
Пересвідчитись, що особа є в «Оберезі» та її дані наявні там в необхідному обсязі, можна двома способами. Сам працівник звертається в ТЦК та СП або ж підприємство, що організовує і веде військовий облік працівників, уточнює це під час комунікацій/звірок ТЦК.

Дія верифікує дані про перебування працівника в трудових відносинах з підприємством за допомогою реєстру Пенсійного Фонду.

Річ у тому, що хоч ці дані будуть з’являтися в реєстрі Пенсійного Фонду, але 1 раз на квартал по стандартах бухгалтерської звітності. А за законом подавати такі дані потрібно не пізніше наступного дня після змін, що відбулися.

Зараз Дія не вміє синхронізувати дані між реєстрами без залучення роботодавця. Тому роботодавцю доведеться дублювати дані про працівника, які вже є в одному з реєстрів ПФУ і Податкової.

Що варто зробити:
Розглянути можливість передачі даних про працівника через xml-файл.

Алгоритм:

1. Підготуйте xml-файл та сканкопію наказу про прийняття нового працівника на роботу.
2. Допоможіть працівнику авторизуватись в його кабінеті на сайті ПФУ. Це треба робити через працівника, тому що дані про нього з’являються в реєстрі після подання квартальної бухгалтерської звітності. Тож ви просто не ідентифікуєте нового працівника в трудових відносинах з вами та не зможете завантажити файл.
3. Завантажте xml-файл і сканкопію у кабінеті працівника.

Структура xml-файлу — в Постанові ПФУ «Про затвердження Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі».

Бронювання через Дію — проривне рішення, яке дозволить компаніям економити час і ресурси. За заявою Дії, воно має запуститися на початку липня. Втім, не варто очікувати, що система буде відразу працювати ідеально.

Перед тим, як розпочинати бронювання через Дію, варто пересвідчитись:

• що дані про вашого працівника є в реєстрі «Оберіг».
• що працівник вже відображається як працівник вашого підприємства в особистому кабінеті роботодавця на сайті Пенсійного фонду.

Якщо будуть значні апдейти, ми повідомимо про це у новому матеріалі. Підпишіться на розсилку від People First Media нижче на сторінці, щоб не пропустити.

Будьмо готові діяти через Дію.