Зустрічі 1-на-1. Навіщо вони потрібні та як їх проводити?

15 серпня 2024 • 10 хв без поспіху
Авторки: Аня Головченко та Юля Кудіна • Редакторка: Вероніка Ляшенко • Дизайнерка: Марія Суєтіна

Зустрічі один на один — це один з найважливіших інструментів управління командою, що допомагає керівнику та співробітнику створити простір довіри між ними, а також дозволяє регулярно обмінюватись фідбеком, актуальними питаннями, ідеями розвитку тощо.

Важливо наголосити на тому, що зустрічами один на один є саме регулярні зустрічі між менеджером та членами команди. Якщо у вас в компанії такі мітинги проводяться раз на півроку, це скоріше чекіни, але аж ніяк не класичні 1-на-1, ефективність яких досягається зокрема регулярністю.

Зрозуміло, що в груповій динаміці ми можемо ділитися відгуками з командою про роботу. Але якщо є чутливий, не дуже приємний для конкретного співробітника фідбек або ж треба багато чого змінювати в його робочих процесах — очевидно, що це краще проговорювати особисто.

У такому разі людина почуватиме себе менш вразливою, а ще особиста розмова дасть можливість і керівнику показати свою вразливість за потреби, що навряд було б доречним на групових дзвінках.

На особистому дзвінку є можливість запитати в кожного з членів своєї команди: «А як тобі працюється зі мною? Дай мені фідбек». Дуже важливо саме ділитись ним по черзі, а не перетворювати цей час на односторонні відгуки від вас.

Використовуйте цей простір для того, щоб дізнатись в співробітників, як їм працюється й з іншими членами команди. Таким чином можна робити зріз того, що відбувається в колективі, опитуючи кожного окремо.

Подібні зустрічі — це, окрім побудови довіри зі співробітником, інвестиція вашого часу в майбутні результати спільної роботи. Зазвичай вирішення питань, які допомагають цього досягнути, неможливе на групових зустрічах.

А ще це інвестиція в те, щоб вас менше відволікали. Якщо на 1-на-1 ви будете вирішувати всі нагальні питання з працівником, скоріше за все у вас не буде безліч питань від нього в чаті, бо ви вже попрацювали з ними заздалегідь.

До того ж навряд є інший настільки ж ефективний спосіб «схоплювати» проблеми в роботі людини та певні патерни її поведінки, коки вони тільки починаються та їх ще легко скорегувати.

Є ряд досліджень, які показують, що найчастіше звільнення відбуваються через стосунки з менеджером.

Ви можете вважати, що у вас достатньо робочих зустрічей, бо є стендапи, командні дзвінки, ви перетинаєтеся 10 разів на тиждень на різних групових зустрічах. Але для кращого менеджменту ризиків звільнення працівників саме час один на один з ними є найефективнішим.

Тож з точки погляду на утримання співробітників це дуже вигідний вклад вашого часу, адже ми пам’ятаємо, що наймати людей дорого і довго.

В українському менталітеті довіра до менеджера зазвичай переважає над довірою до компанії загалом. Відповідно менеджер — це людина, яка може транслювати співробітникам певну внутрішню культуру та потрібні компанії меседжі.

Це особливо актуально, коли відбувається зміна, яка не всім до вподоби. На особистих дзвінках можна органічно повторно проговорювати, чому ми робимо щось нове, чому це важливо і яка перевага від цього буде для всіх.

Відповідно, коли щось відбулося в компанії (уявімо, що ми виходимо на новий ринок і не всі згодні з цим з ряду причин), класно було б на наступний тиждень після оголошення новини повернутись до неї на 1-на-1 з кожним з команди.

Це допоможе:

• перевірити, чи людина взагалі слідкує за тим, що відбувається
• дати їй простір доєднатись до ініціативи змін, якщо така є
• відчути, що вона налаштована негативно і загасити цю тривогу

Чим більше довкола хаосу, тим більше він заганятиме людей в ряд питань, на які вони шукатимуть відповіді. Але не факт, що вони знайдуть ці відповіді або знайдуть їх в правильних місцях. Вони можуть спиратися на чутки в команді, які множать страхи, що часто навіть не є правдивими. Зустрічі 1-на-1 чудово працюють на випередження таких ситуацій.

Коли ми працюємо віддалено, у нас немає випадкових перетинів на кухні або в коридорі офісу.

В офлайні іноді можна зчитати стан людини навіть по тому, як вона пересувається по офісу, випити з нею кави на кухні та вчасно перекинутись парою слів про життя та самопочуття.

Але в онлайн-роботі це неможливо, і саме тому особливо важливо мати регулярні зустрічі 1-на-1, якщо ви не бачитесь зі своєю командою наживо.

Як ми вже розповіли вище, найкраще для цього формату комунікації підходять:

• обговорення нагальних робочих питань
• фідбек, який не скажеш на загальній зустрічі
• комунікація новин компанії, зокрема складних
• збір відгуків працівників про їх враження від роботи

Проте довірливі стосунки зазвичай не будуються, коли ми говоримо лише про роботу. Включати робочі питання в 1-на-1 — абсолютно логічно, але варто залишати невеликий простір і для того, щоб просто спитати одне одного «Як ти?». Кожен менеджер має знайти свій мікс з цих двох сфер.

Також не варто строго дотримуватися плану розмови, який ви собі заклали, якщо очевидно, що людині важливо поговорити сьогодні про щось інше. Передбачити хід таких зустрічей не завжди можливо, і це нормально.

Зазвичай такі зустрічі проводять щотижня, щоб встигати за темпом змін в компанії. Та це може бути раз на тиждень, раз на місяць або ж два рази на місяць — конкретна тривалість та регулярність 1-на-1, яка підійде вашій ситуації, залежить від інтенсивності роботи та інших ваших обставин.

Також частоту можна змінювати під певні періоди. Наприклад, якщо у вас в команді новачок — зрозуміло, що на початку їй буде необхідно більше уваги.

Коли у компанії відбуваються серйозні зміни, кризи — також можна зробити 1-на-1 частішими або довшими.

У випадку, коли часу все одно не вистачає, робіть зустрічі коротшими (30 або 45 хвилин замість години). Це ефективніше, ніж якщо їх не буде взагалі. Спробуйте різні варіанти та знайдіть ту форму спілкування, у якій воно принесе найбільшу цінність обом сторонам.

А якщо це перетворюється на постійні обговорення якогось конкретного проекту, краще планувати для цього окремий ланцюжок дзвінків.

Чому важливо занотовувати те, про що ми говоримо з людьми?
Зазвичай у проектах багато чого несеться одночасно, а також є багато людей в команді, у кожної з яких власний контекст.

Дуже важко тримати в голові всю цю інформацію, особливо якщо ми ще й спілкуємось про щось особисте. Як ми вже знаємо, зустрічі 1-на-1 — це про побудову довірливих стосунків й навряд довіра може побудуватися на тому, що керівник забуває, про що йому говорять люди.

Також важливо записувати робочі домовленості. Якщо менеджер комусь щось обіцяє, важливо не забувати про це. Так само й співробітник може забути виконати те, про що домовились на 1-на-1, а нотатки допоможуть цього уникнути.

Ви можете навіть використовувати ці записи перед регулярним Performance review і дивитись, що відбувалось у роботі людини усі ці місяці, щоб освіжити певне уявлення про її розвиток.

Класний спосіб вести нотатки за результатами обговорень на зустрічі 1-на-1 — робити це разом. Можна використовувати спільний документ, в якому обидві сторони заздалегідь пишуть питання, а потім занотовують відповіді на них, свої висновки та домовленості.

В ідеалі це має бути це відкритий для менеджера та співробітника файл, до якого вони в будь-який час можуть повернутись.

Краще навіть заповнювати його разом, з шерінгом екрану, якщо це онлайн-зустріч. Це сформує набагато більше довіри, ніж якщо хтось один після дзвінка просто надсилатиме самарі на пошту іншому. До того ж так одразу можна побачити реакцію одне одного на те, що ви записуєте.

Нотатки зустрічей один на один варто зберігати в безпечному місці, щоб у всіх була впевненість, що вони не підуть кудись далі. Етика в даному питанні дуже важлива.

Зустрічі 1-на-1 — це один з найефективніших інструментів управління командою для менеджера. Це ваш простір разом з працівником, де ви створюєте довірливі стосунки, обговорюєте нагальні робочі питання, ділитеся відгуками, перспективами, особистими планами розвитку й так далі.

Обирайте частоту і тривалість 1-на-1 залежно від вашого контексту роботи та розміру команди. Зважайте на те, як почуває себе співробітник, який його стаж у компанії. Не забувайте: це простір, де в людей повинна бути можливість безпечно та відверто дати вам фідбек як керівнику.

Питайте своїх людей, про що б вони хотіли поговорити, якої підтримки їм бракує від вас, як їм працюється з вами. Можливо, ви почуєте ряд порад, які допоможуть стати кращим менеджером завдяки 1-на-1 зустрічам :)

Не пропускайте ці зустрічі, не відміняйте їх в останній момент. Майте для них місце в календарі та плануйте заздалегідь.
Й пам’ятайте: краще почати з невеликих, але регулярних зустрічей, ніж не мати їх взагалі!