Бенчмарки в HR: навіщо, для кого і як їх використовувати (з прикладом розробки)
11 вересня 2025 • ? хв без поспіху
Авторка: Анастасія Гончарова, Тетяна Бондар • Адаптація: Вероніка Смишляєва, Антон Головченко
Авторка: Анастасія Гончарова, Тетяна Бондар • Адаптація: Вероніка Смишляєва, Антон Головченко
Бенчмарки — це орієнтири, з якими ми звіряємося: як у нас зараз і як має бути.
Вони допомагають:
Бенчмарки дозволяють порівнювати результати: у межах команди, між різними командами компанії та звіряти з ринковими даними.
Вони допомагають:
- Ставити реальні цілі.
- Бачити розриви в процесах.
- Обґрунтовувати інвестиції в людей, інструменти, аутсорс чи найм.
- Робити прогнози по навантаженню й термінах, які потім справджуються.
Бенчмарки дозволяють порівнювати результати: у межах команди, між різними командами компанії та звіряти з ринковими даними.
В цій статті поговоримо про:
- На яких рівнях і в яких процесах бенчмарки працюють найкраще.
- Чим відрізняється оцінка проєктів і процесів.
- Як вимірювати обсяг роботи через Story Points, Velocity та Capacity.
- Як планувати квартал (на прикладі міні-фреймворку).
🚀 Де і які бенчмарки працюють найкраще
- Найм — Time-to-Fill (TTF)
Цей бенчмарк визначає скільки днів потрібно, щоб закрити вакансію та де губляться кандидати. Дає реалістичний план по headcount і навантаженню на рекрутерів.
2. Онбординг — Time-to-Productivity (TTP)
TTP допомагає зрозуміти, а який час новачок виходить на продуктивність і як оцінює досвід. Показує, що реально пришвидшує «вихід у поле».
3. Навчання (L&D) — Adoption
Бенчмарк «adoption» визначає чи застосовують співробітники те, що вивчили, чи просто «пройшли курс».
4. Залученість — eNPS
Індекс лояльності команди відображає динаміку настроїв і допомагає прогнозувати ризики плинності.
5. Total Rewards — P50/P75 і uptake
Порівняння рівня оплати на ринку (медіана/75-й перцентиль) та використання бенефітів — це аргументи для формування бюджету.
⚖️ Проєкти vs процеси — різні правила вимірювання
Проєкт
Це разова ініціатива з дедлайном (наприклад, побудувати модель компетенцій).
Міряємо:
Міряємо:
- Час/якість/бюджет.
- Робимо пост-аналіз.
- Порівнюємо з подібними проєктами в минулому.
Процес
Це повторювана робота (найм, онбординг, офбординг).
Міряємо стабільність і пропускну здатність:
Міряємо стабільність і пропускну здатність:
- cycle time (тривалість циклу)
- throughput (скільки одиниць роботи завершуємо за час)
- SLA (домовлений сервіс, напр., відповідь кандидату ≤48 год)
📊 Як чесно оцінювати обсяг роботи: Story Points (SP), Velocity, Capacity
SP (Story Points)
Це умовні «бали складності» замість годин. Уяви, що ми не кажемо «ця задача займе 6 годин», а кажемо «ця задача складніша за іншу приблизно вдвічі». Для цього є шкала 1-2-3-5-8-13. Це відносна оцінка обсягу/ризику, а не прямий час.
Приклад:
Як швидко домовлятись про SP: коротка фасилітована сесія типу Planning Poker — всі одночасно показують оцінку, обговорюємо різницю й фіксуємо число.
Приклад:
- Оновити коротку політику = 3 SP (невелика робота).
- Закрити стандартну вакансію = 5 SP (середня складність)
- Цикл eNPS з аналізом = 8 SP (обʼємніше)
- Складний технічний найм = 8–13 SP (дуже об’ємно й ризиково)
Як швидко домовлятись про SP: коротка фасилітована сесія типу Planning Poker — всі одночасно показують оцінку, обговорюємо різницю й фіксуємо число.
Velocity
Скільки таких балів (SP) команда реально закриває за певний період (наприклад, за місяць). Ці дані беруться з історії виконаних завдань.
Capacity
Це те, скільки SP команда може зробити в майбутньому з урахуванням відпусток, лікарняних, паралельних завдань. Тобто реальна «пропускна здатність» команди.
Gap — різниця: план (SP) − сapacity (SP).
Це різниця між тим, що ми запланували (Planned SP), і тим, що реально може зробити команда (Capacity SP). Якщо Planned більше, ніж Capacity, треба або знімати задачі, або залучати додаткові ресурси.
🗓️ Міні-фреймворк планування кварталу
- Скоуп (Planned SP)
- Проєкти: оцініть кожен у SP.
- Процеси: оцініть одну ітерацію у SP і помножте на кількість повторень у кварталі.
Planned SP = Σ(SP проєктів) + Σ(SP процесу x кількість ітерацій)
2. Ємність команди (Capacity SP)
- Візьміть середню фактичну velocity кожного члена команди (скільки SP людина реально закриває за спринт/тиждень) і помножте на кількість спринтів у кварталі. Додайте по всій команді.
- Відпустки/часткова зайнятість — просто зменшіть velocity відповідної людини (це замінює «фокус-фактор»).
Capacity SP = Σ(особиста velocity x кількість спринтів у кварталі)
3. Геп (Gap)
- Візьміть середню фактичну velocity кожного члена команди (скільки SP людина реально закриває за спринт/тиждень) і помножте на кількість спринтів у кварталі. Додайте по всій команді.
- Відпустки/часткова зайнятість — просто зменшіть velocity відповідної людини (це замінює «фокус-фактор»).
Capacity SP = Σ(особиста velocity x кількість спринтів у кварталі)
4. Рішення на квартал
Оберіть, що найшвидше закриє Gap:
- Автоматизація (зняти повторювані задачі)
- Перерозподіл (змінити пріоритети/перекласти роботу)
- Аутсорс (віддати зовнішнім виконавцям)
- Найм (додати людей під критичні ролі)
Примітка
Якщо все ж хочете використовувати коефіцієнт уваги/залученості, назвіть його явно (наприклад, utilization) і множте на історичну velocity. Але це не обов’язково — достатньо коригувати velocity під реальні обмеження.
Якщо все ж хочете використовувати коефіцієнт уваги/залученості, назвіть його явно (наприклад, utilization) і множте на історичну velocity. Але це не обов’язково — достатньо коригувати velocity під реальні обмеження.
🧠 Висновки
Бенчмарки — це про вибір цілей і меж допуску, а не про змагання.
Кілька порад по застосування бенчмарків:
Хочеш швидко зібрати робочу систему бенчмарків і планування в SP під свій контекст? Приєднуйся до курсу «Стратегічний HR» з Анастасією Гончаровою. Він створений для Senior+ HR, які хочуть перейти від операційки до системного впливу на бізнес.
За 20 занять ти збереш повну модель:
Кілька порад по застосування бенчмарків:
- Будь-яку метрику подавайте з контекстом: роль/рівень/ринок/період.
- Менше показників, більше фокусу: 5−7 ключових на квартал.
- SP як спільна одиниця оцінки з бізнесом зменшує спори про «години».
- Рахуйте вартість затримки/помилки (cost of delay, cost of poor data) — це аргумент для рішень.
- Зовнішні бенчмарки — орієнтир; внутрішня динаміка — критерій прогресу.
- Будь-яка ініціатива має мати гіпотезу, очікуваний ефект у SP і дедлайн перевірки.
Хочеш швидко зібрати робочу систему бенчмарків і планування в SP під свій контекст? Приєднуйся до курсу «Стратегічний HR» з Анастасією Гончаровою. Він створений для Senior+ HR, які хочуть перейти від операційки до системного впливу на бізнес.
За 20 занять ти збереш повну модель:
- Цілі HR ↔ цілі бізнесу.
- Метрики й бенчмарки для найму, онбордингу, L&D, залученості та Total Rewards.
⭐️ Приклад розробки системи бенчмарків
А щоб краще розібратись з темою бенчмарків, ми підготували відео, де Анастасія Гончарова на прикладах пояснює:
- Що таке бенчмарки та чим вони відрізняються від KPI.
- Як застосовувати їх у HR-процесах і проєктах.
- Приклад, як оцінювати складність і навантаження команди.
- Що робити, якщо план перевищує можливості команди.
Отримати відео
Рекомендуємо почитати ще
Віддалений тип роботи
Інструмент оцінювання роботи за конкретний відрізок часу
Період між сповіщенням від працівника про звільнення та його останнім робочим днем
Попередня оцінка професіоналів, з якими доведеться спілкуватися
Перевірка інформації, яку кандидат зазначив у своєму резюме: минулий досвід, роки роботи тощо
Дозвіл на тривале чи постійне проживання у Польщі, що дозволяє іноземцю користуватися більшістю прав, що мають громадяни Польщі
Свіжі та практичні статті
у вас на пошті :-)
Щотижнева порція користі для HR,
рекрутерів, сорсерів, менеджерів і керівників
рекрутерів, сорсерів, менеджерів і керівників